Pourquoi l’EIN est-il indispensable pour créer et faire fonctionner une LLC américaine lorsqu’on vit à l’étranger ?

La création d’entreprise aux États-Unis attire de plus en plus d’entrepreneurs francophones, qu’il s’agisse de lancer une startup tech ou d’élargir les activités d’un e-commerçant à l’international. Pourtant, se repérer dans les formalités américaines peut sembler déroutant, et l’une des étapes incontournables est l’obtention du fameux EIN (Employer Identification Number), le numéro d’identification fiscale de votre société aux USA.

Vous avez peut-être déjà cherché sur Google comment obtenir un EIN sans Social Security Number (SSN) ou sans Individual Taxpayer Identification Number (ITIN), et trouvé des informations contradictoires. En effet, beaucoup de mythes circulent à ce sujet. Rassurez-vous, il est tout à fait possible, en tant que non-résident sans SSN, d’obtenir un EIN gratuitement auprès de l’IRS, à condition de suivre la bonne procédure.

Dans ce guide complet, nous allons : 

• clarifier ce qu’est exactement un EIN et pourquoi votre LLC en a besoin. 
• détailler pas à pas les démarches pour demander un EIN en tant qu’entrepreneur étranger et les différentes méthodes pour soumettre votre demande à l’IRS. 
• voir les délais d’obtention et les éventuels coûts 
• faire le point sur les obligations importantes qui suivent l’obtention de l’EIN. 

Tout au long de l’article, vous trouverez des conseils pratiques, des exemples concrets et des avertissements sur les pièges à éviter.

L’objectif est de vous fournir un mode d’emploi clair et complet pour obtenir votre EIN sans traces. N’oubliez pas que si certaines démarches vous semblent complexes, le cabinet UBC accompagne les entrepreneurs non-résidents dans toutes les étapes de la création de leur LLC, y compris dans l’obtention de leur EIN auprès de l’IRS. 

Attention : Cet article vous offre des informations générales et ne remplace pas les conseils personnalisés d’un expert en création d’entreprise aux États-Unis. De plus, chaque situation peut présenter des particularités qui nécessitent un accompagnement spécifique. C’est pourquoi, pour garantir une conformité optimale et éviter toute erreur coûteuse, il est recommandé de consulter un professionnel qualifié avant toute démarche.

Qu’est-ce qu’un EIN et pourquoi en avez-vous besoin pour votre LLC ?

Un EIN (Employer Identification Number) est un numéro d’identification fiscale unique à 9 chiffres attribué par l’IRS aux entreprises, un peu comme le numéro de sécurité sociale (SSN) pour les particuliers. En d’autres termes, l’EIN est l’identifiant officiel de votre LLC auprès des autorités fiscales américaines. Ce numéro permet à l’IRS de suivre les activités fiscales de l’entreprise et d’assurer le respect de la législation. Concrètement, il est utilisé sur toutes les déclarations d’impôts de la société et sert d’identifiant lors de nombreuses démarches administratives ou financières.

Pourquoi votre LLC a-t-elle besoin d’un EIN ? Même si votre société est nouvellement créée et que vous n’avez pas encore d’employés, l’EIN est indispensable pour plusieurs raisons :

Ouvrir un compte bancaire professionnel aux USA 

La plupart des banques américaines exigent l’EIN pour ouvrir un compte au nom de l’entreprise. C’est le cas aussi de services de paiement en ligne (Stripe, PayPal, etc.). Sans EIN, il sera quasiment impossible de gérer les finances de votre LLC aux États-Unis de manière professionnelle. Comme le souligne un expert, « sans EIN, un non-résident trouvera quasi impossible de naviguer dans les processus business aux USA », c’est dire l’importance de ce sésame fiscal.

Engager des salariés et payer des fournisseurs 

Si vous prévoyez d’embaucher aux États-Unis, l’EIN est obligatoire pour déclarer les salaires et verser les cotisations sociales (payroll taxes). De même, de nombreux fournisseurs ou partenaires pourront vous demander un EIN (par exemple pour remplir un formulaire fiscal 1099 en cas de paiement).

Déclarer les taxes et être en règle avec l’IRS 

Toute entreprise opérant aux États-Unis doit remplir ses obligations fiscales. L’EIN permet de déposer les déclarations d’impôts fédérales (revenus, TVA locale s’il y a lieu, etc.) et autres formulaires de reporting. Même une LLC détenue par un étranger doit en principe posséder un EIN pour satisfaire aux exigences de l’IRS. Par exemple, un entrepreneur individuel étranger propriétaire d’une LLC aura besoin d’un EIN ne serait-ce que pour déposer certains formulaires informatifs obligatoires. La plupart des entreprises aux États-Unis ont besoin d’un EIN dans le cadre de leurs activités (sociétés, partenariats, LLC, etc.), même si le propriétaire n’est pas physiquement présent sur le sol américain.

Obtenir des licences ou autorisations 

Certaines licences professionnelles ou permis commerciaux, au niveau fédéral ou des États, nécessitent également l’EIN dans le dossier de demande. C’est un gage que votre entreprise est bien enregistrée fiscalement.

En résumé, l’EIN est un petit numéro de neuf chiffres qui ouvre de grandes portes. Sans lui, votre LLC ne pourra pas fonctionner et se développer normalement aux USA. C’est une exigence quasi universelle, que vous ayez une micro-entreprise freelance ou une startup en croissance. À noter que l’EIN est parfois appelé “Federal Tax ID”. Ne le confondez pas avec d’autres numéros fiscaux : le SSN (Social Security Number) est réservé aux personnes physiques ayant un statut aux États-Unis, et l’ITIN est un numéro fiscal individuel pour les personnes qui n’ont pas droit au SSN. L’EIN, lui, identifie les entités juridiques (sociétés, associations, trusts…) et il n’expire jamais une fois attribué. 

En résumé, l’EIN est l’identifiant fiscal incontournable de votre LLC, exigé pour ouvrir un compte bancaire, embaucher, déclarer des impôts et crédibiliser votre entreprise aux yeux des partenaires. Même en tant qu’entrepreneur non-résident, ce numéro sera la clé pour intégrer votre société dans le système administratif américain. Maintenant que vous savez ce qu’est l’EIN et pourquoi il est vital, voyons comment l’obtenir, surtout si vous n’avez ni SSN ni adresse aux États-Unis.

Comment obtenir un EIN pour votre LLC en tant que non-résident (sans SSN) ?

Les entrepreneurs étrangers sans numéro de sécurité sociale peuvent obtenir un EIN en faisant une demande gratuite auprès de l’IRS via le formulaire SS-4, à livrer par fax, par courrier, ou en appelant la ligne téléphonique internationale dédiée. En d’autres termes, même si vous n’avez pas de SSN ou d’ITIN, l’IRS a prévu des procédures alternatives pour vous attribuer un EIN. Nous détaillons pas à pas les étapes à suivre, de la préparation du formulaire à l’envoi de la demande, afin que vous puissiez obtenir votre EIN le plus simplement possible.

Étape 1 : Préparer les informations nécessaires pour l’IRS

Avant de remplir quoi que ce soit, rassemblez les informations clés sur votre LLC qui seront demandées dans le formulaire SS-4 (le formulaire officiel de demande d’EIN). Il serait préférable de tout avoir sous la main pour compléter le formulaire d’un seul coup ou pour répondre à un fonctionnaire de l’IRS si vous faites la demande par téléphone. Voici les principaux éléments requis :

• La dénomination sociale de l’entité : C’est le nom officiel de votre LLC, tel qu’il figure sur les documents d’enregistrement de la société (Articles of Organization). Assurez-vous d’utiliser exactement le même nom que celui enregistré auprès de l’État où vous avez créé la LLC (majuscule/minuscule, ponctuation) afin d’éviter toute confusion dans les bases de données de l’IRS. Si vous utilisez un nom commercial (alias Doing Business As, DBA), ce n’est pas nécessaire de l’indiquer ici, concentrez-vous sur le nom légal de la société.
  
• Le type d’entité : Dans le formulaire, vous devrez préciser la forme juridique de l’entité. Pour vous, ce sera LLC (Limited Liability Company), éventuellement avec des détails sur l’option fiscale si vous en avez choisi une. Le formulaire SS-4 contient une case à cocher pour “LLC” et demande le nombre d’associés, ce qui permet à l’IRS de savoir si ce sera une “partnership” ou une entité “disregarded”. Indiquez donc bien LLC et le nombre de membres de la société.
  
• La raison de la demande d’EIN : L’IRS veut savoir pourquoi vous sollicitez un EIN. Les options courantes incluent “Démarrage d’une nouvelle entreprise” (Start a new business), “Conformité fiscale” ou encore “Ouverture d’un compte bancaire”. Pour une nouvelle LLC, cochez la case correspondant à la création de nouvelle entreprise. Si vous comptez embaucher aux États-Unis prochainement, vous pouvez également le préciser (il y a une question sur la date à laquelle vous pensez commencer à payer des salaires). Par exemple, si votre objectif principal est d’ouvrir un compte bancaire américain, mentionnez “Opening a bank account for business” dans la section “Specific Reason for applying” du SS-4. Dans tous les cas, choisissez la raison la plus pertinente (ouvrir une activité aux USA, embaucher, obligations fiscales, etc.).
  
• La “partie responsable” (Responsible Party) : C’est l’information la plus sensible pour un demandeur étranger. La partie responsable est la personne physique qui contrôle, gère ou dirige l’entité et ses fonds. En pratique, pour une petite LLC, il s’agit généralement du propriétaire ou gérant principal. L’IRS exige le nom du responsable et son identifiant fiscal. Si le responsable est un Américain, on indiquera son SSN (ou ITIN). Mais si, comme souvent dans votre cas, le responsable est un non-résident sans SSN, l’IRS n’exige pas d’obtenir au préalable un ITIN juste pour le formulaire. À la place, vous pouvez indiquer un numéro d’identification étranger (par exemple un numéro de passeport) ou simplement écrire “Foreign” ou “N/A” dans la case prévue. L’IRS comprend ainsi que le responsable n’a pas de numéro de contribuable américain, et cela ne bloque pas la demande. Veillez à bien fournir le nom complet, l’adresse et le pays de résidence du responsable. (Note : cette personne responsable n’est pas forcément un “représentant légal” au sens français du terme, mais plutôt la personne ayant le contrôle effectif de la société. Dans la majorité des cas, pour une LLC d’entrepreneur individuel, ce sera vous-même en tant que propriétaire).
  
• L’adresse postale de l’entreprise : L’IRS vous demande une adresse où envoyer le courrier officiel (la lettre contenant votre EIN, notamment). Bonne nouvelle, une LLC sans adresse aux États-Unis peut tout à fait fournir une adresse à l’étranger pour cette correspondance. Donc, si vous gérez votre société depuis la France, vous pouvez mettre votre adresse en France. Assurez-vous cependant que cette adresse soit valide et que vous pourrez bien recevoir le courrier envoyé par l’IRS. Si vous avez recours à une adresse de domiciliation ou à un “représentant légal” aux USA, vous pouvez l’utiliser comme adresse de réception, mais ce n’est pas obligatoire pour l’IRS. Si vous avez donné une adresse américaine comme siège de votre LLC lors de la création (par exemple l’adresse de votre représentant légal dans l’État), vous pouvez tout de même choisir de recevoir l’EIN à l’étranger en indiquant une adresse postale différente.
  
• L’activité principale de l’entreprise : Préparez un court descriptif de l’activité de votre LLC (en anglais). Le formulaire demande en effet la “principal business activity” (et parfois un code d’activité NAICS). Par exemple “E-commerce, retail of clothing” ou “Consulting services in marketing”. Il s’agit de décrire en quelques mots le secteur et la nature de vos revenus principaux. Ceci n’enregistre pas votre activité de manière contraignante, c’est surtout à titre statistique et pour orienter l’IRS sur vos potentielles obligations (par ex., s’ils voient “vente de produits”, ils sauront que des taxes de vente pourraient être concernées). Restez concis et précis.
  
• Le nombre d’employés et la date de premier salaire : Si votre LLC n’a pas de salariés pour l’instant, vous indiquerez “0” employé dans la section correspondante. Si vous prévoyez d’embaucher prochainement (dans les 12 mois), l’IRS vous demande une estimation du nombre d’employés et de préciser si ce seront des employés agricoles, domestiques, ou autres. Pour la plupart des startups ou activités freelances, ce sera “0” ou un petit nombre dans la catégorie “Other”. Il y a aussi une question sur la date à laquelle vous pensez payer les premiers salaires, si vous n’en savez rien ou que ce n’est pas prévu, vous pouvez écrire “N/A” ou une date estimative lointaine. 

Avec toutes ces informations rassemblées, vous êtes prêt à passer à l’étape suivante. Prenez le temps de vérifier que tout est cohérent et exact, car des informations erronées pourraient compliquer ou retarder l’attribution de l’EIN. Par exemple, un nom de LLC mal orthographié ou un formulaire incomplet peuvent conduire l’IRS à vous demander des précisions supplémentaires, ce qui allongerait la procédure.

Étape 2 : Remplir le formulaire SS-4 de demande d’EIN

Le Formulaire SS-4 est le document officiel pour demander un EIN auprès de l’IRS. Il est disponible gratuitement sur le site de l’IRS (en PDF interactif) et peut être rempli directement à l’ordinateur pour plus de clarté. Nous vous recommandons d’utiliser la version remplissable informatiquement afin d’éviter les erreurs de lecture dues à une écriture manuscrite approximative. Voici comment le compléter section par section :

• Identification de l’entité (ligne 1 à 4 du SS-4) : Inscrivez le nom légal de votre LLC (line 1) exactement comme enregistré. Si vous avez un “trade name ou DBA” différent, indiquez-le en ligne 2 (sinon, répétez le nom légal ou laissez vide). En ligne 3, si applicable, mentionnez le nom du dirigeant principal, gérant ou membre directeur de l’entité (ce champ est surtout utilisé pour les entreprises individuelles, pour une LLC, ce n’est pas obligatoire si c’est redondant avec la partie responsable plus loin). En ligne 4a et 4b, indiquez l’adresse postale où vous souhaitez recevoir le courrier de l’IRS (c’est ici qu’ira la lettre confirmant l’EIN). Comme dit précédemment, cette adresse peut être à l’étranger sans problème. N’oubliez pas de mettre le pays si l’adresse n’est pas aux USA. Vérifiez bien l’exactitude du code postal, pays, etc.
  
• Détails sur l’entité (ligne 5 à 6) : On vous demande le comté (county) et l’État où est située l’adresse principale de l’entreprise. Si votre adresse postale est à l’étranger, vous pouvez indiquer “Foreign” ou laisser ces cases vides. Ce champ est plus pertinent pour les entités basées aux États-Unis. En ligne 6, précisez l’État (State) où votre LLC a été officiellement enregistrée. Par exemple, “Wyoming”, “Florida”… Cela permet à l’IRS de lier votre EIN à la bonne juridiction de constitution.
  
• Informations sur la partie responsable (ligne 7a et 7b) : C’est ici que vous inscrivez le nom complet du responsable de la LLC (nom et prénom en 7a), ainsi que son identifiant fiscal en 7b. Comme expliqué, si le responsable n’a pas de SSN ou d’ITIN, laissez la case 7b vide ou inscrivez “Foreign”. Ne mettez pas un numéro de passeport dans la case, l’IRS ne va pas enregistrer ce numéro étranger dans leur système, ils accepteront simplement le fait que votre responsable n’a pas d’identifiant US. Par contre, si vous remplissez le formulaire à l’écran, celui-ci pourrait vous empêcher de laisser 7b vide. Dans ce cas, vous pouvez écrire “N/A” ou “FOREIGN”. L’important est que l’IRS comprenne que vous n’êtes pas concerné par le SSN/ITIN.
  
• Type d’entité (ligne 8a à 9a) : Cochez la case “LLC” en 8a. En 8b, indiquez le nombre d’associés (members) de la LLC. S’il n’y en a qu’un (vous-même), mettez “1”. En 8c, vous devez cocher si votre LLC sera imposée comme une corporation. Par défaut, pour une LLC unipersonnelle, la réponse est “No”. Pour une LLC à plusieurs membres, par défaut c’est imposé comme partnership, donc “No” aussi (sauf si vous avez fait ou prévoyez de faire une élection fiscale pour être traitée comme corp, mais c’est peu commun sans en avoir conscience). En ligne 9a, précisez la structure : “Other LLC (foreign-owned)” peut être noté, ou bien sélectionnez “Partnership” si vous avez plusieurs membres non mariés entre eux. 

• Raison de la demande (line 10) : Cochez la case appropriée. Dans la majorité des cas pour une nouvelle LLC, ce sera “Start a new business” (création d’une nouvelle entreprise). Si en plus vous savez que vous aurez des employés prochainement, cochez aussi “Hire employees”. Il est possible de cocher plusieurs motifs. Vous pouvez également ajouter une mention comme “Foreign-owned LLC, banking” si votre objectif principal est l’ouverture d’un compte (ce n’est pas obligatoire, mais cela contextualise).
  
• Date de création et date de début d’activité (line 11) : Indiquez la date d’enregistrement officiel de la LLC (la date figurant sur le certificat de formation fourni par l’État). Et précisez le mois de clôture comptable de l’entité (line 11, second champ), par défaut, la plupart des LLC choisissent décembre (l’année fiscale coïncide avec l’année civile, se terminant le 31 décembre). Si vous n’en avez pas décidé autrement, mettez December.
  
• Secteur d’activité principal (line 12) : Décrivez en quelques mots votre activité principale, comme vu précédemment (“consulting in IT security”, “online retail, apparel”, etc.). Il y a aussi une ligne pour indiquer un code NAICS (ligne 17 du formulaire) mais si vous n’êtes pas sûr du code, une description claire en toutes lettres suffit, l’agent de l’IRS choisira un code approprié.
  
• Détails sur les taxes liées à l’emploi (lines 13-16) : En ligne 13, indiquez le nombre d’employés que vous prévoyez d’avoir dans les 12 mois à venir, en séparant par catégorie (agricole, ménage, autres). Si zéro, mettez “0” partout. La ligne 14 demande la date du premier paiement de salaire prévue. Si vous n’allez pas en verser, inscrivez “N/A”. Sinon, vous pouvez mettre une estimation (par ex. “No employees until further notice” ou une date future). La ligne 15 demande si vous avez ou aurez un fichier de taxes d’accise. La ligne 16 demande le secteur d’activité détaillé et un code, ce qui rejoint ce qu’on a déjà rempli en 12 et 17. Remplissez en cohérence.
  
• Troisième partie des SS-4, Désignation d’un tiers (Third Party Designee) : Cette section vous permet de nommer une personne tiers autorisée à recevoir l’EIN à votre place et à parler à l’IRS de votre formulaire. Si vous faites vous-même la demande, vous n’avez pas besoin de tiers. Laissez cette partie vide ou inscrivez “NONE”. En revanche, si vous mandatez quelqu’un (un prestataire, un avocat, ou un cabinet comme UBC) pour faire la demande pour vous, c’est ici qu’il faut indiquer le nom du mandataire et ses coordonnées. Cela permettra à cette personne de traiter avec l’IRS pour obtenir l’EIN en votre nom. Notez que même avec un tiers désigné, une fois l’EIN attribué, son autorisation prend fin, l’IRS enverra la confirmation à l’adresse de l’entreprise de toute façon. Si vous remplissez le SS-4 vous-même, vous pouvez donc simplement ne rien écrire en section “Third Party Designee” et passer à la signature.
  
• Signature : Enfin, datez et signez le formulaire (ligne 18). La signature doit être celle d’un responsable autorisé de la société, en général vous, le propriétaire/gérant. Pour une LLC, le gérant (manager) ou un membre de la société signe. Si vous avez désigné un tiers mandataire plus haut, vous devez quand même signer ici pour valider l’autorisation.
  

Une fois le SS-4 intégralement rempli, relisez-le attentivement. Attention, une petite erreur peut entraîner une complication : par exemple, inverser nom et prénom du responsable, ou mal écrire le nom de la rue de votre adresse, pourrait retarder la réception de votre EIN. Assurez-vous que toutes les cases nécessaires soient remplies. Si quelque chose ne s’applique pas, mieux vaut mettre “N/A” (par exemple, ligne sur les employées si vous en aurez aucun).

Astuce : Si vous prévoyez d’appeler l’IRS pour obtenir l’EIN par téléphone, remplir ce formulaire au préalable vous aidera à répondre rapidement aux questions de l’agent. Ayez-le sous les yeux lors de l’appel. Votre interlocuteur utilisera vos réponses pour remplir son propre système et vous attribuera le numéro.

Vous êtes maintenant prêt à soumettre votre demande d’EIN à l’IRS via la méthode de votre choix (téléphone, fax ou courrier). Passons en revue chaque méthode et comment procéder.

Étape 3 : Soumettre la demande à l’IRS, les options (téléphone, fax ou courrier)

Une fois votre formulaire SS-4 prêt, vous devez l’envoyer à l’IRS par l’un des canaux disponibles. En tant que non-résident, vous ne pourrez pas utiliser la demande d’EIN en ligne sur le site de l’IRS, car celle-ci est réservée aux entités ayant une présence (adresse) aux États-Unis et dont le responsable possède un SSN/ITIN. Vous allez donc recourir à l’une des trois méthodes alternatives : le téléphone (procédure spéciale pour les internationaux), le fax, ou le courrier postal. Toutes ces méthodes sont gratuites, il n’y a aucun frais à payer à l’IRS pour obtenir un EIN. Choisissez celle qui vous convient le mieux en fonction de l’urgence et de vos facilités.

Option A – par téléphone (service international de l’IRS)  

C’est la méthode la plus rapide si vous êtes à l’aise en anglais. Il suffit d’appeler le +1-267-941-1099 (numéro non gratuit) du lundi au vendredi, de 6h à 23h heure de l’Est des USA (ce qui correspond à midi, 5h du matin heure de Paris). Lors de l’appel, un représentant de l’IRS va vous poser toutes les questions du formulaire SS-4 par téléphone afin de remplir le dossier pour vous. 

Important : La personne qui appelle doit être habilitée à recevoir l’EIN et à répondre aux questions. Autrement dit, c’est idéalement le propriétaire ou un gérant de la LLC qui passe l’appel. Si ce n’est pas vous qui appelez, vous devez avoir rempli la section Third Party Designee du SS-4 pour autoriser le tiers, et celui-ci devra faxer le formulaire signé dans les 24h suivant l’appel si l’IRS le demande. L’appel dure généralement 15 à 20 minutes. À la fin, l’agent de l’IRS vous communiquera immédiatement votre EIN par téléphone. Notez bien ce numéro à 9 chiffres ! L’IRS enverra ensuite par courrier postal une confirmation écrite (le fameux CP 575 : lettre de notification d’EIN) à l’adresse que vous avez fournie, mais cela prendra quelques semaines. Donc, le numéro donné au téléphone est valide de suite. Veillez donc à l’écrire correctement lors de l’appel.

Cette option téléphone est très efficace (vous ressortez de l’appel avec votre EIN), mais elle a quelques inconvénients potentiels : il faut maîtriser suffisamment l’anglais pour comprendre et épeler les informations au téléphone, l’appel peut coûter quelques euros en fonction de votre opérateur (ce n’est pas un numéro vert), et vous devez appeler sur une plage horaire compatible avec le fuseau américain. Si vous craignez la barrière de la langue ou les complications à l’oral, le fax peut être une alternative plus sereine.

Option B – par fax 

L’IRS traite rapidement les demandes d’EIN reçues par fax grâce à un programme appelé “Fax-TIN”. C’est probablement la méthode la plus utilisée par les entrepreneurs non-résidents, car elle allie simplicité et rapidité. Voici comment faire : vous prenez votre formulaire SS-4 dûment rempli et signé, et vous l’envoyez par fax au centre de l’IRS compétent. Pour les sociétés internationales (c’est-à-dire sans “résidence” aux USA), le numéro de fax dédié de l’IRS est le +1-304-707-9471 (si vous faxez depuis l’étranger). Il existe aussi un numéro en 855 pour les fax envoyés depuis les États-Unis, mais depuis l’Europe il faut utiliser le +1-304… Ce numéro correspond au centre de traitement IRS basé à Ogden, dans l’Utah, qui gère les EIN internationaux. 

Vous pouvez envoyer le fax 24h/24, n’importe quel jour. Pensez à inclure votre propre numéro de fax ou e-fax sur le formulaire ou la page de garde, car l’IRS retournera votre EIN par fax en réponse dans un délai d’environ 4 jours ouvrables si un numéro de retour est fourni. En général, beaucoup reçoivent leur EIN par fax en moins d’une semaine. Parfois même sous 48h lors des périodes creuses. Le document que vous recevrez est le même CP 575 (lettre officielle d’attribution de l’EIN) ou un avis succinct avec le numéro. Si vous n’indiquez pas de numéro de fax pour réponse, l’IRS enverra la réponse par courrier postal à l’international, ce qui ralentira à ~4 semaines, donc fournissez un numéro de fax si possible. 

Si vous n’avez pas de télécopieur physique, vous pouvez utiliser un service de fax numérique (e-fax) en ligne. De nombreux sites vous permettent d’envoyer un fax par internet en téléversant le PDF du SS-4 et recevront pour vous le fax de réponse sous forme de PDF par email. Certaines imprimantes multi-fonctions permettent également d’envoyer des fax via Internet. C’est très pratique pour les non-US. Assurez-vous juste que le service choisi peut recevoir des fax internationaux.

Le fax est gratuit côté IRS, mais votre prestataire de fax peut vous facturer un petit montant ou un abonnement. Quoi qu’il en soit, conservez bien la télécopie de confirmation que votre fax a été “envoyé avec succès” (accusé d’émission) avec la date et heure, en cas de délai anormal, vous aurez une preuve de l’envoi le cas échéant. En général, si au bout de 5 jours ouvrés vous n’avez rien reçu, il est possible d’appeler l’IRS (numéro standard 800-829-4933) pour vérifier l’état de la demande, mais depuis l’étranger le téléphone direct mentionné plus haut est plus efficace.

Option C – par courrier postal

C’est la méthode la plus lente, à n’utiliser qu’en dernier recours ou si vous n’êtes pas pressé. Elle consiste à envoyer par la poste le formulaire SS-4 signé à l’adresse de l’IRS qui gère les EIN. Pour les entités internationales, l’adresse postale (au 1er semestre 2025) est : Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999, USA (c’est le centre de traitement du Kentucky qui réceptionne). (Vérifiez toujours sur le site de l’IRS l’adresse actuelle, car elle peut changer.) 

L’IRS indique de prévoir 4 à 5 semaines pour obtenir votre EIN si vous faites la demande par courrier. En effet, le temps que la lettre arrive aux États-Unis, qu’elle soit traitée manuellement et que la réponse vous soit renvoyée par la poste internationale, plus d’un mois peut s’écouler. Cette méthode n’a guère d’intérêt à moins que vous ne puissiez vraiment pas utiliser le téléphone ou le fax. Par exemple, si vous n’êtes pas pressé ou que vous préférez avoir un accusé de réception postal, pourquoi pas, mais pour la plupart des entrepreneurs, le fax est un bien meilleur choix. 

Si vous optez pour le courrier, nous vous conseillons d’envoyer votre formulaire en courrier suivi ou recommandé international, afin d’avoir une trace de la livraison. Incluez une adresse de retour très clairement écrite (mieux, un autocollant d’adresse) pour éviter les problèmes de lisibilité. Ensuite… armez-vous de patience.

Remarques importantes : Quel que soit le mode choisi, ne multipliez pas les demandes par différentes voies pour la même LLC. L’IRS stipule qu’il faut utiliser une seule méthode par entité pour ne pas recevoir plusieurs EIN par erreur. En effet, chaque entité ne doit avoir qu’un EIN, donc si vous envoyez un fax et que vous appelez au téléphone en doublon, vous pourriez vous retrouver avec deux numéros, ce qui pose problème pour régler votre situation ensuite. Contentez-vous d’une seule demande et attendez le résultat. Par ailleurs, notez que l’IRS limite l’émission d’EIN à un par jour par responsable. Cela signifie que si vous, en tant que personne, demandez plusieurs EIN pour plusieurs sociétés le même jour, le second pourrait être bloqué. Cette règle vise à éviter les abus. Donc si par exemple vous créez deux LLC le même jour, vous devrez peut-être demander l’EIN de la seconde le lendemain.

Pour la majorité d’entre vous, la stratégie optimale sera : remplir le SS-4, l’envoyer par fax à l’IRS, et recevoir l’EIN quelques jours plus tard par fax retour. C’est simple, sans coût excessif et éprouvé. Si vous êtes très pressé et disponible, l’appel téléphonique peut vous faire gagner 3-4 jours. Et si vraiment ni l’un ni l’autre ne vous convient, le courrier est là en dernier recours.

Étape 4 : Réception de votre EIN et prochaines actions

Après avoir soumis votre demande, l’obtention effective de votre EIN n’est plus qu’une question de temps. Suivant la méthode, vous l’aurez : immédiatement par téléphone, sous quelques jours par fax, ou en quelques semaines par la poste. Une fois le numéro d’EIN attribué, que faire et à quoi faut-il penser ?

• Noter et conserver précieusement le numéro d’EIN : Cela peut sembler évident, mais dans le feu de l’action, assurez-vous de bien enregistrer votre EIN dès que vous le recevez. Si c’est par téléphone, écrivez-le immédiatement et répétez-le à l’agent du service fiscal pour confirmation. Si c’est par fax ou courrier, faites une copie du document. Vous aurez besoin de ce numéro sur tous vos formulaires fiscaux, pour ouvrir un compte bancaire, et pour d’autres démarches administratives. Traitez-le un peu comme votre SIRET en France : mémorisez-le ou gardez-le à portée dans vos documents officiels de l’entreprise.
  
• Vérifier les informations sur la lettre de confirmation : L’IRS envoie généralement une lettre de confirmation (EIN Assignment Notice, formulaire CP 575) qui récapitule le nom de l’entreprise, l’adresse enregistrée et l’EIN attribué. Lorsque vous la recevez (par fax ou courrier), vérifiez que le nom de votre LLC y est correctement orthographié et correspond exactement à votre enregistrement d’origine. Si vous constatez une coquille dans le nom ou l’adresse, il faudra éventuellement notifier l’IRS (via le formulaire 8822-B) pour corriger. Mieux vaut partir sur des bases saines.
  
• Commencer à utiliser l’EIN pour vos démarches : Dès que vous avez le numéro, vous pouvez l’utiliser. Par exemple, vous pouvez contacter votre banque (ou plateforme fintech) pour finaliser l’ouverture de votre compte bancaire professionnel américain en fournissant l’EIN. De même, si vous devez remplir un formulaire W-9 (demande de numéro fiscal) pour un client, vous pouvez maintenant y mettre votre EIN. Si vous vous inscrivez à des services de paiement en ligne, à des plateformes e-commerce ou autres services professionnels US, renseignez l’EIN quand un Tax ID est demandé pour la société. L’EIN va rapidement devenir l’ID principal de votre LLC dans tous les contextes officiels.
  
• Savoir que l’EIN n’expire pas et ne change pas : Comme mentionné, l’EIN est valable à vie pour votre entreprise. Il n’y a pas de renouvellement annuel ni de revalidation à faire auprès de l’IRS. Gardez toutefois en tête que si votre entreprise venait à cesser ses activités, il faudrait informer l’IRS (en leur écrivant pour clôturer le compte EIN, ce qu’on appelle closing your business account). Mais tant que la LLC existe, même si elle est dormante, l’EIN reste actif. Certaines personnes se demandent si elles doivent « activer » l’EIN après réception : non, une fois attribué, il est immédiatement actif.
  
• Mettre à jour l’IRS en cas de changement : Si plus tard, vous changez l’adresse de l’entreprise ou la personne responsable, n’oubliez pas que vous devez le signaler à l’IRS sous 60 jours en remplissant le Formulaire 8822-B (Change of Address or Responsible Party). Par exemple, si vous déménagez votre siège social de la Floride au Wyoming, ou si vous vendez la société à quelqu’un d’autre, il faudra informer l’IRS de ces changements pour garder les informations liées à votre EIN à jour. C’est une obligation souvent méconnue, mais qui fait partie de vos devoirs une fois l’EIN en poche. 

Félicitations ! Si vous avez suivi ces étapes, vous voilà en possession de l’EIN de votre LLC. Vous avez franchi un cap important de l’implantation de votre business aux États-Unis. À ce stade, beaucoup d’entrepreneurs ressentent un soulagement, à juste titre, car obtenir ce fameux numéro peut sembler intimidant au début, mais ce n’est qu’une formalité administrative qui, bien gérée, se déroule sans encombre. 

En bref, un entrepreneur étranger muni du bon mode d’emploi peut tout à fait obtenir un EIN en quelques jours et démarrer ses opérations outre-Atlantique. Si toutefois la procédure vous paraît lourde ou que vous préférez vous concentrer sur votre activité, sachez que notre équipe, chez UBC, peut s’occuper de toutes ces démarches pour vous, de la préparation du SS-4 jusqu’à la réception de l’EIN, dans le cadre de nos services d’accompagnement à l’incorporation. Vous gagnez ainsi du temps et l’assurance que tout est fait correctement dès le premier coup. 

Maintenant que vous disposez de votre EIN, une nouvelle étape commence : utiliser ce numéro à bon escient et respecter les obligations légales qui en découlent. Dans la section suivante, nous allons voir combien de temps prend l’obtention de l’EIN (selon la méthode choisie), puis surtout quels sont les délais, coûts et responsabilités liés à votre nouveau statut d’entreprise américaine.

Délais et coût d’obtention de l’EIN : à quoi s’attendre ?

Obtenir un EIN est un service rapide et entièrement gratuit de la part de l’IRS. Le temps nécessaire dépend de la méthode de demande utilisée, mais cela peut aller d’une attribution instantanée par téléphone à environ 4 jours ouvrables par fax, ou quelques semaines par courrier. Faisons le point sur ces délais pour que vous puissiez planifier en conséquence, et rappelons au passage pourquoi vous ne devriez jamais payer indûment pour un EIN.

L’EIN est délivré gratuitement par l’IRS

 Il n’y a aucun frais administratif lorsque vous faites la demande vous-même directement auprès de l’IRS. Faites attention car certains sites trompeurs imitent l’IRS et font payer pour remplir le formulaire SS-4 à votre place. Utilisez toujours le site officiel ou faites-vous accompagner par un prestataire de confiance comme UBC. Naturellement, si vous choisissez de déléguer la tâche à un cabinet spécialisé, ce dernier vous facturera un service, ce qui est normal, car il s’occupe de la procédure et peut vous apporter conseil et assurance qualité. Mais méfiez-vous de ceux qui facturent très cher une simple obtention d’EIN sans vous accompagner sur le reste. Chez UBC, par exemple, l’obtention de l’EIN est généralement incluse ou proposée à coût modique dans nos forfaits de création de société, avec en plus la garantie que toutes les informations seront correctement renseignées et en conformité.

Délais par téléphone : immédiat 

Si vous appelez la ligne internationale de l’IRS, vous obtiendrez votre EIN durant l’appel même. C’est donc théoriquement possible d’avoir un EIN le jour même où vous décidez de le demander, à condition de réussir à joindre l’IRS. La disponibilité du service téléphonique peut varier. Mais généralement, en moins de 30 minutes vous repartez avec le numéro. Ce canal est idéal en cas d’urgence.

Délais par fax : quelques jours

 L’IRS annonce environ 4 jours ouvrables pour traiter une demande par fax, si tout est en ordre. En pratique, beaucoup de retours d’expérience confirment avoir reçu le fax en réponse sous 3 à 5 jours. Ce qui veut dire qu’en une semaine calendrier, vous devriez avoir votre EIN. Prévoyez peut-être un peu plus si vous envoyez le fax juste avant un week-end ou jour férié US. Quoi qu’il en soit, cela reste très rapide compte tenu de la portée internationale de la démarche. Pensez à toujours surveiller votre boîte email pour ne pas rater le document lorsqu’il arrivera.

Délais par méthode, courrier : environ 4 à 5 semaines

C’est nettement plus long. L’IRS lui-même recommande d’envoyer le SS-4 au moins 4 à 5 semaines avant le moment où vous aurez besoin de l’EIN. Si vous empruntez cette voie, ne soyez pas surpris d’attendre plus d’un mois. Par exemple, un formulaire posté mi-janvier pourrait ne voir l’EIN arriver qu’à la mi-février ou fin février. Cela inclut le temps d’acheminement aller et retour du courrier international. Ce délai peut frustrer certains entrepreneurs prêts à démarrer tout de suite, donc utilisez-la seulement si vous n’êtes vraiment pas pressé ou si vous n’aviez pas connaissance des options plus rapides.

Horaires et anticipations 

Notez que quel que soit le mode, l’IRS n’émet pas plus d’un EIN par jour par personne responsable. Donc inutile de penser accélérer en multipliant les demandes, ça ne ferait qu’embrouiller la situation. Mieux vaut s’y prendre correctement du premier coup. Aussi, évitez les périodes de pointe si possible (par exemple, aux alentours du 15 avril, date de la saison fiscale US, l’IRS est généralement très sollicité, ce qui peut impacter les délais de traitement même pour les EIN).

Pour résumer, prévoyez quelques jours pour obtenir votre EIN par les canaux recommandés. Ce laps de temps est minime dans la vie d’une entreprise, mais très critique pour débloquer la suite. En effet, sans EIN, vous pouvez être freiné dans vos démarches bancaires, fiscales, etc. Donc dès que votre LLC est formée au niveau de l’État, mettez en route la demande d’EIN sans tarder. La rapidité dépend de vous : par téléphone, c’est immédiat, par fax c’est l’affaire de quelques jours, par courrier quelques semaines. 

Ce tableau résume les délais d’obtention d’un EIN : 

Méthode	Délai estimé	Coût	Remarques importantes
Téléphone	Immédiat (durant l’appel)	Gratuit via l’IRS	Idéal en cas d’urgence, nécessite de joindre un agent
Fax	3 à 5 jours ouvrables	Gratuit via l’IRS	Vérifiez votre boîte email si vous utilisez un fax numérique
Courrier	4 à 5 semaines	Gratuit via l’IRS	À éviter si vous êtes pressé long traitement et envoi postal
Via un prestataire comme UBC	Variable selon le service	Payant, mais intégré à des forfaits de création	Option pratique avec accompagnement et sécurité

Vous avez un doute ou besoin d’un EIN en urgence ? Chez UBC, nous pouvons nous charger des formalités d’obtention de l’EIN pour nos clients, souvent en quelques jours, tout en les conseillant sur la meilleure manière d’intégrer ce numéro dans les démarches suivantes (banque, fiscalité…). N’hésitez pas à nous solliciter pour gagner du temps et éviter les erreurs.

Dans la section suivante, nous faisons le point sur les obligations fiscales et réglementaires à ne surtout pas oublier après avoir reçu votre EIN, afin de garder votre entreprise en règle et d’éviter des pénalités.

Quelles obligations légales et fiscales après l’obtention de l’EIN ?

L’obtention de l’EIN n’est qu’une étape puisque votre LLC devra ensuite respecter un certain nombre d’obligations légales, fiscales et réglementaires aux États-Unis, même si vous opérez depuis l’étranger. En d’autres termes, le “numéro magique” EIN s’accompagne de devoirs qu’il ne faut pas négliger, sous peine de sanctions. Voici les principaux domaines à surveiller une fois votre EIN en main :

Déclarations fiscales annuelles auprès de l’IRS

Toute entreprise américaine dotée d’un EIN est présumée avoir des obligations déclaratives fiscales. Même si votre LLC n’a pas (encore) d’activité générant des profits imposables aux USA, l’IRS attend potentiellement certaines déclarations de votre part, en fonction de la structure de votre société et de sa situation. Il est crucial d’en avoir conscience pour ne pas passer à côté.

Déclaration de revenus fédérale

Le formulaire dépend de la forme juridique :

• LLC unipersonnelle détenue par un non-résident : la société est « disregarded ». Depuis 2017, elle doit quand même envoyer un Form 5472 accompagné d’un Form 1120 pro forma dès qu’il existe des transactions (capital, dépenses, distributions) entre la LLC et son propriétaire. Amende en cas d’omission : 25 000 $ par an.
  
• Exemple : vous fondez une LLC au Wyoming en 2025, transférez 10 000 $ depuis votre compte personnel et réglez quelques frais. Même sans revenu US, ces mouvements obligent à déposer 5472 + 1120 avant le 15 avril 2026 sous peine de sanction.

Cas des LLC à plusieurs associés étrangers

Par défaut, l’IRS traite la LLC comme une partnership. Elle doit alors produire chaque année un Form 1065 et émettre un Schedule K-1 pour chaque associé, même si ceux-ci sont étrangers. Si la LLC n’a aucune source de revenu américain « effectively connected », certaines exceptions existent, mais un CPA doit les valider. Par prudence, de nombreuses « foreign partnerships » transmettent un 1065 « à blanc » pour assurer la transparence.

Impôts sur les activités et les salaires

Dès qu’une LLC génère des revenus de source US :

• Disregarded entity : le propriétaire déclare via Form 1040-NR.
  
• Partnership : la société déclare ; les associés payent l’impôt via leurs propres 1040-NR.
  Embaucher du personnel aux États-Unis déclenche des obligations de paie : retenues IRS, déclarations trimestrielles 941, formulaires W-2 annuels, etc. L’EIN sert à toutes ces démarches.

Taxes d’État et locales

Au-delà du fédéral, chaque État peut appliquer :

• Corporate income tax ou gross receipts tax, selon la juridiction.
  
• Sales Tax sur les ventes physiques ou numériques.
  Votre EIN fédéral peut suffire pour l’inscription, mais certains États attribuent aussi un ID fiscal local. Ex. : une LLC du Delaware paye seulement la franchise annuelle dans cet État, mais si elle vend en Californie, elle doit y collecter la sales tax. Chaque situation exige donc un audit fiscal territorial.

Maintenir vos informations à jour

Tout changement d’adresse ou de Responsible Party doit être signalé sous 60 jours via Form 8822-B. Cette formalité gratuite évite de manquer un courrier critique de l’IRS et limite les pénalités (50 $) pour défaut de notification.

En suivant ces grandes lignes, vous sécurisez la conformité fiscale de votre LLC, prévenez les amendes, et conservez la « bonne réputation » nécessaire pour développer sereinement vos activités américaines.

Déclaration des bénéficiaires effectifs 

C’est la nouveauté réglementaire de 2024 dont vous avez peut-être entendu parler : le Corporate Transparency Act (CTA), mis en œuvre par le FinCEN (organisme du Trésor américain), introduit une obligation pour les entreprises de déclarer leurs bénéficiaires effectifs. Concrètement, depuis le 1er janvier 2024, toute nouvelle LLC créée aux États-Unis doit, dans les 30 jours, transmettre au FinCEN une déclaration contenant l’identité des personnes qui la possèdent ou la contrôlent. Cette déclaration se fait en ligne, distinctement des formalités IRS, et vise à lutter contre le blanchiment et les sociétés écrans.

• Votre LLC est-elle concernée ? Oui, très probablement. La loi vise la quasi-totalité des entités juridiques de petite et moyenne taille. À quelques exceptions près (grandes sociétés cotées, entités réglementées, etc.), toutes les LLC, corporations, LP, etc., doivent se conformer à cette obligation de transparence. En particulier, une LLC détenue par un particulier étranger entre exactement dans le champ : ce n’est pas une entité exemptée. On estime d’ailleurs qu’en 2024, près de 33 millions d’entités seront soumises à ces nouvelles déclarations, c’est dire l’ampleur du filet qui a été déployé. Votre LLC en fera partie si elle n’est pas d’une taille ou nature très spécifique.
• Que faut-il déclarer ? Vous devrez fournir au FinCEN :
  
  • Les informations d’identification de votre entreprise (nom légal, adresse du principal lieu d’activité, État de formation, et EIN).
    
  • Pour chaque bénéficiaire effectif de l’entreprise : son nom complet, date de naissance, adresse personnelle actuelle, et un numéro d’identification issu d’un document d’identité officiel (comme numéro de passeport, de carte d’identité ou de permis de conduire), accompagné de l’image/scan de ce document. Un bénéficiaire effectif est défini par la loi comme toute personne physique détenant au moins 25% des parts ou exerçant un contrôle substantiel sur l’entité. Dans votre cas, ce sera généralement vous-même (le propriétaire) et éventuellement toute autre personne qui aurait un droit de contrôle ou de vote sur la société.
    
  • Également, il faut déclarer l’“applicant”, c’est-à-dire la personne qui a déposé les documents de création de la société (par exemple, si vous êtes passé par une entreprise de prestation ou un représentant légal pour créer votre LLC, il faudra donner son nom, mais uniquement pour les entités créées à partir de 2024).
    

Cette déclaration se fait via le système en ligne du FinCEN (BOI e-filing system). Lors de la première déclaration, le FinCEN attribuera un numéro d’enregistrement (appelé FinCEN identifier) pour votre entreprise.

• Délais pour le dépôt initial : Pour les nouvelles entreprises créées en 2024 ou après, la règle générale est de déposer la déclaration dans les 30 jours calendaires suivant la formation de la LLC (ou son enregistrement si entité étrangère qui s’enregistre). Cependant, une mesure transitoire a porté ce délai à 90 jours pour les entités créées en 2024. Donc si votre LLC est née en 2025, tenez-vous-en à 30 jours. Si elle a été créée en tout début 2024, le délai était de 90 jours. Pour celles formées avant 2024 (existant déjà), la date limite est fixée au 1er janvier 2025 pour le dépôt initial. 
• Mises à jour continues : Ce n’est pas qu’un one-shot. À chaque fois qu’il y aura un changement dans les bénéficiaires effectifs (par exemple, vous ajoutez un associé, ou vous vendez l’entreprise), il faudra déposer un rapport de mise à jour dans les 30 jours suivant le changement. Il s’agit donc d’une obligation continue de transparence.
• Sanctions en cas de non-respect : En cas d’omission de dépôt ou de déclaration fausse/délibérément incomplète, les sanctions civiles peuvent aller jusqu’à 500 $ par jour de retard, plafonnées à 10 000 $, et des sanctions pénales peuvent inclure jusqu’à 2 ans de prison. Oui, c’est extrême comparé à d’autres obligations. Le but du législateur est clairement de forcer la main à la divulgation de ces informations. Même en tant qu’entité étrangère, vous n’échappez pas à ces règles dès lors que vous êtes enregistrés aux États-Unis. Notez qu’au lancement du système en 2024, le FinCEN a indiqué qu’il y aurait une tolérance (ils n’appliqueront pas de pénalités immédiatement pour les premiers mois) afin d’éduquer les entreprises. Mais compte tenu du risque, mieux vaut ne pas parier sur la clémence.
  

En pratique, la plupart des informations demandées par le FinCEN, vous les aviez déjà préparées pour l’ouverture de votre société (preuve d’identité, etc.). Le dépôt se fait en ligne, mais il n’est pas forcément simple pour un non-initié. D’ailleurs, le FinCEN autorise tout à fait de déléguer cette tâche à un prestataire tiers de confiance.

Justement, UBC propose à ses clients un service de déclaration des bénéficiaires effectifs. Nous nous occupons de collecter les pièces d’identité nécessaires, de remplir le formulaire en bonne et due forme et de le soumettre sur le portail FinCEN, puis de vous fournir une copie de l’accusé de réception. Cela vous décharge d’un poids administratif, et vous assure que tout est bien conforme aux exigences.

Quelles sont les autres obligations administratives et bonnes pratiques à ne pas négliger ?

En plus des obligations fédérales (IRS, FinCEN), il existe d’autres responsabilités plus “locales” ou fonctionnelles qu’un propriétaire de LLC doit garder à l’esprit :

Obligations auprès de l’État de formation  

Lorsque vous avez créé votre LLC, vous l’avez fait dans un État précis (Delaware, Wyoming, Floride, etc.). Chaque État a ses propres règles de suivi. Beaucoup exigent un rapport annuel (Annual Report) et/ou le paiement d’une franchise tax annuelle. Par exemple, le Delaware demande chaque année le paiement d’une taxe (minimum $300) et le dépôt d’un rapport avant le 1er juin, la Floride demande un rapport annuel avant le 1er mai, etc. Ne manquez pas ces échéances d’État, sinon votre LLC pourrait être déclarée inactivée ou en défaut au niveau local, ce qui peut mener à sa dissolution administrative. En général, ces rapports se font en ligne sur le site du Secretary of State concerné. Notez ces dates dans votre agenda dès la création. Là encore, UBC peut vous assister via son service de conformité locale (renouvellement du représentant légal, dépôts annuels, etc.).

Tenue d’une comptabilité rigoureuse 

Bien que la loi n’impose pas de tenir une comptabilité au format défini comme en France, il est vivement recommandé de séparer clairement vos finances professionnelles et personnelles. Cela passe par ouvrir un compte bancaire professionnel US au nom de la LLC, ce que vous pouvez faire maintenant que vous avez l’EIN. Une fois le compte ouvert, utilisez-le pour toutes les opérations de la LLC (encaissements, dépenses). Gardez des justificatifs, suivez vos revenus/dépenses. Non seulement cela facilitera toute déclaration fiscale, mais en cas de contrôle ou de vérification, vous pourrez démontrer le sérieux de la séparation entre vous et la LLC, ce qui est important juridiquement pour préserver la responsabilité limitée (éviter le piercing the corporate veil). Pensez à utiliser un logiciel de compta ou au minimum un tableur pour tracer l’historique financier. Et si vous préférez vous concentrer sur le business, envisagez de confier la tenue comptable à un professionnel. Notre cabinet propose par exemple des services de Bookkeeping mensuel et de préparation des états financiers pour nos clients, ce qui est bien utile avant la saison des déclarations.

Licences et permis éventuels 

Selon la nature de votre activité, n’oubliez pas de vérifier si des licences professionnelles sont requises. Par exemple, certaines villes ou comtés exigent un business license local. Ou si vous exercez une profession réglementée (conseiller financier, courtier, etc.), il peut y avoir des enregistrements spécifiques. L’EIN vous sera souvent demandé dans ces formulaires également. Renseignez-vous auprès des juridictions locales (ville, comté) où vous exercez réellement. Mieux vaut s’y conformer dès le début pour éviter des amendes locales.

Évolution de la structure de votre entreprise 

L’EIN étant attaché à votre LLC, si jamais vous décidez plus tard de changer de structure (par exemple, convertir la LLC en corporation pour lever des fonds), sachez que dans certains cas un nouvel EIN sera nécessaire. Par exemple, si votre LLC unipersonnelle est disregarded et que vous décidez de la faire imposer comme une S-Corp ou C-Corp, il faudra en redemander un nouveau. Ce n’est pas fréquent pour un entrepreneur non-résident au début, mais je le mentionne pour être complet. En cas de restructuration, demandez conseil pour savoir si votre EIN actuel peut continuer ou pas.

Préparation à la croissance 

Enfin, pensez à l’avenir. Si tout se passe bien, votre activité va se développer. Cela pourrait impliquer d’embaucher des employés aux USA, d’ouvrir des locaux, ou même pour vous d’obtenir un visa pour venir gérer sur place. Chacune de ces étapes aura son lot de formalités (par exemple, embaucher nécessitera de s’enregistrer pour les taxes de chômage de l’État, etc., et un visa investisseur comme l’E-2 nécessite de montrer une comptabilité impeccable et la conformité de l’entreprise). En ayant pris dès le départ les bonnes habitudes (tenue de livres, respect des obligations, transparence), vous vous faciliterez la vie pour ces futurs projets. 

Pour récapituler vos obligations, après avoir obtenu votre EIN, ne baissez pas la garde sur la conformité. Vous devrez déclarer chaque année quelque chose à l’IRS (ne serait-ce que pour dire “0 impôt dû” le cas échéant), vous devrez très probablement déclarer vos bénéficiaires effectifs au FinCEN, et vous assurer de respecter les règles de l’État de formation (rapport annuel). Cela peut sembler beaucoup, mais ce sont des routines à prendre. Avec l’aide d’experts bienveillants, ces obligations deviennent des formalités sans stress. 

UBC propose un accompagnement complet post-création. Nous pouvons gérer vos déclarations IRS (5472, 1065, etc.), vos rapports FinCEN, vos renouvellements d’État, la domiciliation de votre entreprise, l’ouverture de comptes bancaires, la comptabilité courante… bref, tout ce qui est nécessaire pour que votre LLC reste en règle et performante. En vous appuyant sur notre expertise, vous minimisez les risques d’oubli et vous gagnez du temps pour vous consacrer à la croissance de votre activité.

Conclusion

Obtenir un EIN pour votre LLC, même sans SSN/ITIN, reste une formalité pouvant être réalisée par téléphone (immédiat), fax (quelques jours) ou courrier (quelques semaines), sans frais IRS. Remplissez soigneusement le SS-4 (mention “Foreign” pour le responsable, adresse fiable), puis respectez vos obligations post-EIN : Form 5472/1120 pro forma pour les LLC 100 % étrangères, dépôt FinCEN sur les bénéficiaires effectifs, déclarations fédérales, étatiques et, le cas échéant, payroll. Une conformité régulière évite des pénalités pouvant atteindre 25 000 $ et sécurise la crédibilité de votre société auprès des partenaires et investisseurs.

UBC vous accompagne dans toutes ces démarches. Nous prenons en charge la constitution de votre LLC, fournissons un représentant légal doté d’une adresse pleinement exploitable, sécurisons l’ouverture de comptes bancaires américains et mettons à votre disposition des CPA pour optimiser votre fiscalité. Nous assurons également la tenue de votre comptabilité, le dépôt des déclarations IRS et étatiques, ainsi que la conformité en matière de sales tax. Enfin, nous pouvons vous guider concernant le recrutement local, les démarches d’immigration et votre expansion multi-États, afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre activité.

Profitez d’une consultation gratuite de 15 minutes  pour nous faire part de votre projet, poser vos questions, et obtenir des premiers conseils adaptés à votre situation de non-résident. UBC veille à ce que votre base juridique et fiscale soit solide dès le premier pas outre-Atlantique.

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